19 marca 2025 roku weszły w życie wyczekiwane zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice wcześniaków i hospitalizowanych noworodków otrzymali prawo do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. Dla działów kadr oznacza to nowe obowiązki w ramach ewidencjonowania czasu wolnego i konieczność dostosowania wewnętrznych procedur. Dowiedz się, jak poprawnie weryfikować wnioski i uniknąć potknięć przy wyliczaniu przysługujących dni wolnych.
Artykuł sponsorowanyCzym jest uzupełniający urlop macierzyński i kto ma do niego prawo?
Od 19 marca 2025 roku obowiązuje nowy art. 180(2) Kodeksu pracy. Ustawodawca postanowił zrekompensować rodzicom czas, który ich nowo narodzone dzieci spędzają w szpitalnych inkubatorach lub na oddziałach intensywnej terapii. Wprowadzono więc dodatkowy, w pełni płatny (100% podstawy wymiaru zasiłku) urlop, który rozpoczyna się od razu po zakończeniu standardowego urlopu macierzyńskiego.
Z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego może skorzystać matka lub ojciec wychowujący dziecko, które było hospitalizowane w pierwszych tygodniach życia. Dział kadr musi zapamiętać trzy podstawowe progi związane z tym świadczeniem:
- Do 15 tygodni urlopu – przysługuje, gdy dziecko urodzi się przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub jego masa urodzeniowa nie przekracza 1000 gramów.
- Do 8 tygodni urlopu – dotyczy dzieci urodzonych po ukończeniu 28. tygodnia, a przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży, których masa urodzeniowa jest większa niż 1000 gramów.
- Do 8 tygodni urlopu – obejmuje również dzieci urodzone w terminie (po 37. tygodniu), które wymagały hospitalizacji. Pobyt w szpitalu musi trwać co najmniej 2 kolejne dni, a pierwszy z tych dni musi przypadać między 5. a 28. dniem po porodzie.
Zasada przeliczania pozostaje bardzo prosta. Jeden tydzień pobytu dziecka w szpitalu przekłada się na jeden tydzień uzupełniającego urlopu, ale liczy się tylko czas do momentu upływu odpowiednio 8. lub 15. tygodnia po porodzie, zależnie od przypisania dziecka do konkretnej grupy ustawowej. Niepełny tydzień zaokrągla się w górę do pełnego tygodnia.
Aby sprawnie radzić sobie z napływem dodatkowych dokumentów od pracowników, warto od razu postawić na cyfrowe obiegi. Pomogą w tym narzędzia takie jak https://inewi.pl/funkcje/elektroniczne-wnioski-urlopowe, które zdejmują z działu HR ciężar przyjmowania papierowych wniosków i ręcznego obliczania wymiaru urlopu. Ułatwiają także zachowanie zgodności z kodeksem pracy poprzez pilnowanie ustawowych limitów.
Wymiar urlopu w praktyce. Przykłady wyliczeń dla specjalistów HR
Teoria potrafi mijać się z kadrową rzeczywistością, dlatego warto przeanalizować konkretne przypadki. Zasady udzielania tego wolnego bywają podchwytliwe, a poprawne ustalenie ram czasowych leży po stronie pracodawcy. Uzupełniającego urlopu udziela się jednorazowo, w wymiarze tygodnia lub jego wielokrotności.
Przykład 1: skrajny wcześniak i maksymalny wymiar
Pracownica rodzi dziecko w 26. tygodniu ciąży. Noworodek spędza na oddziale neonatologicznym równe 12 tygodni. Ponieważ poród nastąpił przed ukończeniem 28. tygodnia, kobieta kwalifikuje się do najwyższego progu uprawnień (do 15 tygodni). Dział kadr przyzna jej dokładnie 12 tygodni uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, wprost proporcjonalnie do czasu hospitalizacji.
Przykład 2: hospitalizacja dłuższa niż limit
Pracownik zostaje ojcem dziecka urodzonego w 30. tygodniu ciąży z masą 1500 gramów. Dziecko przebywa w szpitalu przez 9 tygodni. Mężczyzna wpisuje się w próg „do 8 tygodni”, ponieważ spełnił wymogi łączne: poród po 28. tygodniu, ale przed 37. tygodniem oraz waga powyżej 1000 g. Dział HR rozliczy dla niego równe 8 tygodni urlopu uzupełniającego, chociaż hospitalizacja była dłuższa.
Przykład 3: dziecko donoszone z późniejszymi komplikacjami
Kobieta rodzi w 39. tygodniu ciąży. Dziecko rodzi się zdrowe, jednak dwa tygodnie po wypisie (w 15. dniu życia noworodka) pojawia się infekcja wymagająca 14-dniowego pobytu w szpitalu. Taka sytuacja uprawnia pracownicę do urlopu z trzeciej puli (do 8 tygodni), ponieważ hospitalizacja trwała powyżej dwóch dni, a rozpoczęła się między 5. a 28. dniem po porodzie. W efekcie pracownica otrzyma 2 tygodnie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.
Wnioskowanie i formalności związane z wykorzystaniem urlopu
Pracownik musi złożyć wniosek o uzupełniający urlop macierzyński najpóźniej na 21 dni przed zakończeniem korzystania z podstawowego urlopu macierzyńskiego. Pracodawca ma obowiązek taki wniosek uwzględnić. Przepisy nie przewidują miejsca na odmowę, nawet w przypadku dużych braków kadrowych czy trudnej sytuacji operacyjnej w firmie.
Do wniosku podwładny musi dołączyć zaświadczenie wydane przez szpital, określające dokładny czas pobytu noworodka w placówce. Z punktu widzenia kadr stanowi ono najważniejszy dokument w procesie udzielania tego urlopu. Warto pamiętać, że formularz można dostarczyć zarówno w formie tradycyjnej, papierowej, jak i w pełni elektronicznej.
Uzupełniający urlop macierzyński przysługuje w jednej, ciągłej części. Pracownik nie może podzielić go na kilkudniowe czy kilkutygodniowe transze, wymieniając się opieką z drugim rodzicem w różnych okresach.
Pułapki i najczęstsze błędy pracodawców po 19 marca 2025 roku
Wdrażanie każdej nowelizacji wiąże się z ryzykiem pomyłek, a Państwowa Inspekcja Pracy wnikliwie weryfikuje przestrzeganie nowych praw rodzicielskich. Kadrowcy muszą zwracać absolutną uwagę na terminy oraz chronologię poszczególnych nieobecności.
Najbardziej powszechnym błędem jest przerywanie ciągłości absencji. Uzupełniający urlop macierzyński musi następować bezpośrednio po zakończeniu podstawowego wymiaru urlopu macierzyńskiego. Jeśli pracownica płynnie przejdzie na urlop rodzicielski lub urlop wypoczynkowy, bezpowrotnie traci prawo do wolnego uzupełniającego. Dobrą praktyką HR jest ustawienie przypomnień w systemie kadrowym na około 30 dni przed końcem „podstawy”, co pozwoli pracownikom na spokojne dostarczenie zaświadczeń z zachowaniem 21-dniowego terminu ustawowego.
Kolejna pułapka dotyczy dokumentacji przy ewentualnym podziale uprawnień w rodzinie. Z wolnego może skorzystać matka lub ojciec. Wymaga to odpowiedniego oświadczenia drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z tej części urlopu. Niedopilnowanie tego wymogu formalnego skutkuje luką w teczce pracowniczej i naraża pracodawcę na negatywne konsekwencje podczas ewentualnej kontroli inspektorów. Dział HR powinien na bieżąco aktualizować wewnętrzne szablony wniosków urlopowych, wplatając w nie miejsce na podpis obu prawnych opiekunów dziecka.